Bons de travaux dématérialisés : est-ce possible ?

Fin des carnets trempés ou perdus ! L’outil myCuma planning permet de réserver le matériel de la cuma, depuis son smartphone ou son ordinateur !

Cet agenda partagé apporte une double souplesse aux adhérents : mieux anticiper son travail grâce à la visibilité du planning, qui permet de ne pas passer de multiples coups de fil aux différents responsables matériels, mais aussi de s’arranger avec les autres adhérents ayant aussi besoin de l’outil.

Pour les cuma qui le souhaitent, il est également possible de saisir des bons de travaux via myCuma planning. Cette option, appelée post réservation, permet à chaque adhérent de saisir les unités qu’il a réalisées à la fin de sa réservation. Ainsi, finis les carnets trempés ou perdus !

La cuma de Colomby (50) a fait le choix de mettre en place cette option en 2023. Pierre Couppey, le trésorier, témoigne :

“on a un peu tremblé la première année, par peur d’oublis de la part des adhérents ou des responsables matériels. Mais on a mis un blocage qui oblige les adhérents à saisir leurs unités pour pouvoir réserver du matériel, et ça s’est bien passé. On a gardé les carnets en parallèle, le temps que tout le monde s’habitue.”

II ajoute que la période de mise en place est importante :

“on a voulu faire ça en avril, mais c’était en plein pic, il aurait fallu faire ça en période creuse. Il y aurait eu moins de tensions car les adhérents étaient déjà stressés à cause de la charge de travail.”  

Pour les responsables matériels, la post réservation leur permet de visualiser au fil de l’eau les unités réalisées par les adhérents. Ils ont la main pour modifier ces saisies si besoin.

“La vérification des saisies est facile quand on a pris l’habitude, c’est une gymnastique à apprendre, mais le réseau cuma s’est rendu disponible plusieurs fois pour répondre à nos questions. Il faut juste le faire régulièrement pour ne pas être noyé, et pour ne pas oublier la méthodo, mais on gagne du temps par rapport au relevé de carnets papiers. Je suis responsable de la débroussailleuse, et je trouve que le suivi de compteur est plus simple en post résa que sur carnet. Avant, je vérifiais les calculs faits par les adhérents, là c’est plus fiable et si je veux vérifier, je n’ai pas besoin de retaper les compteurs car ils sont déjà écrits.” 

Une fois les données vérifiées, elles peuvent être transmises au logiciel de comptabilité. Pierre précise que : “la post réservation permet de gagner du temps à la facturation. Avant, on y passait 2 jours, avec post résa, ça a été bouclé en une journée. La comptable avait déjà toutes les quantités, il fallait juste définir le tarif : elle a pu préparer le tableau de coût, il ne lui restait que les dernières factures d’entretien à ajouter en charges.”

Ainsi, la cuma de Colomby se déclare satisfaite de la post réservation et continue de l’utiliser en 2025. Elle a également fait le choix d’utiliser la saisie des temps salariés via myCuma, pour suivre leur temps de travail et facturer les heures salariées.

Le service informatique va de plus, développer de nouvelles fonctionnalités en post réservation, pour répondre pleinement aux besoins des cuma.

Article d’infocuma écrit par Mélody Mahier